abertura e fechamento de caixa

Como fazer o processo de abertura e fechamento de caixa?

Lidar diariamente com as transações financeiras de uma empresa é uma grande responsabilidade. Seja ela de pequeno ou de grande porte, o fato é que qualquer falha no processo de abertura e fechamento de caixa pode resultar em perdas financeiras — que parecem mínimas na hora, mas que se tornam grandes lacunas em longo prazo.

Para saber mais sobre como conduzir esse processo corretamente, continue a leitura deste artigo.

Por que fazer a abertura e o fechamento do caixa?

Existem diferentes maneiras pelas quais uma empresa pode perder dinheiro em transações corriqueiras. Acidentalmente, pode ser cobrado um valor errado do cliente pelo produto que comprou, por exemplo.

Além disso, nas empresas menores, o dinheiro empresarial pode ser retirado para cobrir despesas pessoais — o que é sempre uma péssima ideia. Por fim, pode acontecer de você se deparar com um valor maior do que o esperado na conta, o que, na verdade, corresponde a uma conta não paga.

Seja para mais ou para menos, é extremamente desvantajoso para a empresa não apurar as transações financeiras do dia. O fechamento do caixa consiste nessa checagem de entradas e saídas de dinheiro, o que deve ser feito diariamente. Se o assunto é complexo para você, confira o passo a passo a seguir para realizar esse procedimento corretamente.

Passo a passo para a abertura e o fechamento do caixa

1. Delegue a tarefa a uma pessoa confiável

O trabalho de fechar o caixa precisa ser realizado por alguém com algumas características imprescindíveis. Não basta ser atencioso e analítico. É preciso ter destreza com os números e ser alguém de extrema responsabilidade e confiança. Por este motivo, é até frequente que os próprios donos da empresa cuidem dessa ação.

2. Sistematize a tarefa

Todo ser humano, por mais bem-intencionado que esteja, pode cometer erros. Por isso, quanto mais informatizado for esse processo, menos falhas tendem a ocorrer. Dessa forma, a dica é colocar todas as entradas e saídas do dia em uma planilha, de modo que os cálculos sejam feitos automaticamente. Nas empresas de estrutura mais complexa ou de porte maior, vale a pena investir em um sistema de gestão, que apresenta mais funcionalidades e facilita ainda mais o processo.

3. Registre o saldo da abertura do caixa

No início do dia, é muito importante que o responsável pela tarefa registre o saldo inicial do fluxo de caixa da empresa. Esse saldo disponível fica armazenado para que a instituição já possa oferecer troco aos clientes no início do expediente. Esse registro é importante, pois é o ponto de partida para as finanças do dia. Além disso, registre também todas as contas a serem pagas nessa data.

4. Registre toda e cada transação

No processo de abertura e fechamento de caixa, todas as movimentações financeiras precisam ser religiosamente registradas. Toda a verba obtida com a venda de produtos e com a prestação de serviços deve constar na planilha, bem como os gastos da empresa no dia, por mais irrelevantes que pareçam. Recibos e notas fiscais podem ser extremamente úteis, tanto para registrar as informações como para orientar os reembolsos.

5. Confira os valores de cada movimentação

Ao fim do dia, depois que o expediente tiver sido encerrado e não houver mais nenhum cliente, confira o valor de cada entrada e de cada saída. Se houver divergências entre as notas documentadas e os valores na planilha, é preciso apurar a origem dessa diferença. O ideal, na verdade, é que esse procedimento seja realizado a cada troca de turno, para facilitar a resolução de possíveis erros.

6. Feche o caixa

Após todas as etapas anteriores, some todas as receitas e subtraia todas as despesas. O resultado será o saldo inicial do dia seguinte, quando todo o processo vai se repetir. Se a empresa adota o modelo de fazer fechamentos a cada turno, essa última etapa deve ser realizada apenas ao fim do dia.

Que o passo a passo acima facilite a sua vida na hora de fazer o processo de abertura e fechamento de caixa. Vale ressaltar que as soluções tecnológicas tornam esse processo muito mais fácil, rápido e sem erros.

É o caso da Vanpix— especialista em TI, finanças e gestão empresarial. Entre em contato conosco e conheça as nossas soluções!

Quer receber mais conteúdos como esse gratuitamente?

Cadastre-se para receber os nossos conteúdos por e-mail.

Email registrado com sucesso
Opa! E-mail inválido, verifique se o e-mail está correto.

Fale o que você pensa

O seu endereço de e-mail não será publicado.