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Assinatura digital de documentos: saiba o que é e quais as vantagens

A assinatura digital de documentos é um método utilizado para a autenticação de assinatura de modo eletrônico. Esse recurso conta com um alto nível de confiabilidade e deve cumprir as exigências legais previstas para que realmente tenha validade jurídica.

O termo assinatura digital tem relação direta com a assinatura manuscrita e, do mesmo modo, não pode sofrer nenhum tipo de rasura ou modificação. Esse cuidado evita que a validade do documento fique comprometida e também previne possíveis falsificações.

Para explicar melhor como a assinatura digital funciona, falaremos sobre o seu uso nas empresas e os benefícios que proporciona. Convidamos você a continuar a leitura e se informar sobre o assunto.

Como a assinatura eletrônica funciona?

A assinatura digital é regulamentada no Brasil pela Medida Provisória nº 2.200 – 2/001, que determina:

Art. 1º. Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Sendo assim, a assinatura digital funciona da mesma forma que os demais documentos digitais assinados, uma vez que tem a autenticação da ICP-Brasil e, portanto, validade jurídica.

A assinatura digital apresenta criptografia vinculada a um certificado digital, o que confere autenticidade e segurança em seu uso. A validade jurídica da assinatura eletrônica está pautada nos princípios da integridade, autenticidade e não-repúdio.

Cada assinatura é específica para determinada empresa. Isso é feito a partir de um PIN personalizado com as informações para a validação de identidade.

Quais são os benefícios da assinatura eletrônica?

A adoção da assinatura digital traz benefícios mensuráveis para uma empresa, já que com o seu uso não há mais necessidade de esperar um longo período para coletar assinaturas em contratos, além de ser possível evitar fraudes — como as que costumam ocorrer com os documentos em papel.

Com o uso da assinatura eletrônica a empresa também consegue:

  • reduzir burocracias;
  • agilizar os processos de pagamentos;
  • diminuir custos com espaços físicos para o armazenamento de documentos;
  • melhorar a gestão das informações;
  • obter autorizações bancárias online.

O que fazer para utilizar a assinatura digital de documentos na empresa?

Para começar a utilizar esse recurso na empresa é preciso que a assinatura seja conferida a partir de um certificado digital, que é a chave que permite a identificação de informações e a certificação de que a assinatura eletrônica é idônea.

A emissão do certificado digital é feita por uma entidade certificadora que conta com o apoio do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação por meio da ICP-Brasil.

Agora que você já sabe como a assinatura digital de documentos funciona e quais benefícios proporciona para as empresas, pode fazer uso desse método para facilitar processos e promover diversas melhorias. Quanto mais organizada for a gestão, melhores serão os resultados apresentados.

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