Contas a pagar e receber: descubra como tornar esse processo eficiente!

Receitas e despesas são os dois fluxos financeiros presentes em todas as empresas. A entrada e a saída de dinheiro no caixa são movidas por um processo muito conhecido entre empreendedores da área de finanças: contas a pagar e receber. No entanto, apesar da popularidade do tema, nem todo administrador sabe, de fato, quais as melhores práticas para que esse processo não se torne um gargalo dentro da empresa.

Garantir o controle de contas a pagar e receber é um procedimento vital para a saúde financeira do negócio. Por isso, não basta saber que ele é importante. É preciso operacionalizar o esquema de forma correta e eficiente. Você está pronto para isso?

Em um momento de crise global como o que estamos vivendo, a necessidade de controle dessa prática ganha ainda mais destaque. Se a empresa não souber gerenciar as suas contas a pagar e receber, os problemas financeiros vão aparecer, abrindo caminho para prejuízos. Neste artigo, vamos abordar esse assunto e compartilhar boas dicas para o controle dessa operação. Continue a leitura!

O que são as contas a pagar e receber?

Antes de falar do assunto mais a fundo, é importante deixar claro como diferenciar os dois tipos de contas. As contas a pagar são as obrigações financeiras da empresa, caracterizando um compromisso a ser acertado com os fornecedores, os empregados, com as obrigações tributárias ou com outras fontes. Elas podem ser: pagamentos de salários, compras de mercadoria, pagamentos de tributos, gastos com manutenções, entre outras.

Já as contas a receber são os registros das entradas e as baixas das vendas. Elas representam o montante que as pessoas físicas ou jurídicas devem para a empresa.

Como a tecnologia pode ajudar a controlar essas contas?

Quem quer garantir o controle completo das contas a pagar e a receber deve contar com a tecnologia. O mercado dispõe de soluções capazes de integrar os setores da empresa, gerando produtividade no processo de registro das movimentações. A inovação tecnológica tem sido uma verdadeira aliada das corporações. Quer saber como? Veja os próximos tópicos.

Planejamento do setor de finanças

Em pequenas empresas, o ato de planejar dentro do setor de finanças é uma tarefa que muitos empreendedores ignoram. Que erro terrível! Afinal, o planejamento de finanças tem potencial para dar ao administrador uma visão em longo prazo. Com isso, ele consegue equilibrar melhor as contas e garante um caixa comprometido com o sucesso.

Outro benefício do bom planejamento está na possibilidade de negociações de prazos para pagamento de fornecedores com estimativa dos recebimentos. Tudo vai depender do quanto você pode sentar e planejar.

A tecnologia, por sua vez, pode ajudar muito nesse caso. Isso porque os dados exibidos em seu painel podem ser configurados de acordo com as suas metas, ajudando na priorização daquilo que é mais estratégico para a empresa. Fazer com que a empresa tenha os ganhos elevados, muitas vezes, depende de iniciativas em que você só precisa tomar as decisões certas.

Centralização das informações no painel

Por falar em dados específicos no painel, vale a pena ressaltar os benefícios que a centralização dos dados pode trazer ao gestor. Quem puder contar com um sistema que organiza as informações financeiras do negócio poderá sair na frente.

A análise por gráficos e relatórios poderá tornar o cotidiano de trabalho muito mais prático e intuitivo, simplificando as tarefas. Um bom sistema não só fornece uma visão clara das finanças, mas também permite que sejam feitas comparações entre períodos e a visualização de saldos previstos e realizados.

Lembretes de cobranças na hora certa

Você já se deparou com o medo de perder um cliente por conta de cobranças? Pois se você tem esse receio, vale a pena repensá-lo. No mundo corporativo das pequenas e médias empresas, chega a ser normal que os clientes se esqueçam da data de vencimento.

Enviar um lembrete antes do vencimento está longe de ser uma má ideia. No entanto, a ação só valerá a pena se o processo de envio de cobranças e lembretes de pagamentos for automatizado. Caso contrário, poderá tomar todo o tempo que poderia ser empregado em alguma tarefa de maior prioridade.

Uma boa dica é fazer o registro da conta a receber assim que a venda acontecer, emitindo a cobrança logo em seguida. Desse modo, o controle de finanças fica atualizado e programado. Vale lembrar que as contas a receber são obrigações. É seu direito fazer a cobrança.

Elaboração de demonstrativos e relatórios potentes

A emissão de relatórios com informações bem organizadas e estrategicamente posicionadas pode funcionar como uma revolução dentro do setor de finanças. Esse efeito acontece porque esses dossiês permitem que o gestor tome ações em longo prazo. Não há nada mais seguro do que ter certeza de qual passo tomar com base em uma demonstração financeira fidedigna.

Priorize sistemas que gerem um relatório de finanças robusto, sem se esquecer de todos os dados que são cruciais para o período que você precisa analisar. Além de aumentarem o desempenho interno do seu negócio, os relatórios financeiros poderão ajudar na atualização quanto aos progressos no status de suas finanças, medindo os resultados, a posição financeira e o fluxo de caixa.

Dependendo do seu software, você também poderá ter relatórios de vencimento de contas a pagar e receber. De olho nos vencimentos, fica mais fácil gerir e planejar o futuro.

Controlar as contas a pagar e receber é um passo extremamente importante para a saúde financeira da empresa. Transformar as contas a receber em dinheiro no caixa, no entanto, é um processo mais complicado do que parece, pois depende de diversos fatores e exige que a empresa adote uma metodologia sustentada por ferramentas digitais.

O software da VanPix é a nossa recomendação para a integração das contas bancárias e para todas as transformações que a gestão da sua empresa pode vivenciar no setor financeiro. Quanto melhor for a integração no controle de recebimentos e de fluxo de caixa, mais útil será o sistema. É justamente por isso que a VanPix é a melhor solução.

Entre em contato e descubra todos os detalhes práticos que podem ajudar a controlar não apenas as contas a pagar e receber, mas todas as rotinas financeiras da sua empresa.

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