nota fiscal de entrada

Nota Fiscal de Entrada: esclareça suas principais dúvidas sobre o assunto!

A emissão e o controle de notas são fundamentais para manter uma boa gestão contábil em qualquer empresa, independentemente do seu porte. Porém, existem diferentes tipos de notas fiscais — e é preciso entender para que serve cada uma delas. Neste conteúdo, vamos explicar e explorar a importância da nota fiscal de entrada. 

Basicamente, a nota fiscal de entrada é o documento que registra o recebimento de qualquer mercadoria ou serviço prestado para a empresa. Logo, assim como acontece com a emissão de comprovantes de venda, o registro das notas fiscais de entrada ajuda na gestão da contabilidade — pois organiza e mantém um histórico de gastos e despesas, que são úteis ao planejamento estratégico de médio e longo prazos.

Quer entender melhor o que é a nota fiscal de entrada e quais são as suas particularidades? Não perca tempo e continue a leitura!

O que é nota fiscal de entrada?

Na introdução explicamos que, de modo geral, a nota fiscal de entrada cumpre o papel de registrar o recebimento de mercadorias e serviços. Ou seja, sua função é diferente da nota fiscal de saída, que é usada para registrar e comprovar a venda (ou saída) de mercadorias. Existem também situações em que é necessário emitir notas fiscais de entrada pelo retorno de mercadorias — seja por devolução, seja por defeitos no produto.

Portanto, o registro das notas fiscais de entrada é importante para questões diversas, como gestão de estoque, controle de insumos e matérias-primas e gestão de contabilidade.

De forma simplificada, é preciso emitir nota fiscal de entrada nas seguintes situações:

  • na importação de produtos e insumos;
  • para comprovação de compra, retirada e/ou transporte de produtos e insumos;
  • quando o vendedor não é obrigado a emitir nota fiscal de venda;
  • quando produtos ou insumos são adquiridos em leilões, ou em concorrência promovida por órgãos públicos;
  • na devolução de mercadorias;
  • quando acontece o retorno de industrialização, realizado por um profissional autônomo ou avulso; e
  • quando mercadorias saem da empresa, mas têm prazo de retorno (testes laboratoriais, exposições, divulgações etc.).

O que é preciso saber sobre a nota fiscal de entrada?

Entender algumas particularidades das notas fiscais de entrada é importante para fazer o uso correto do documento. Por isso, a seguir explicamos quem pode emitir, o que fazer para emitir corretamente e quais são as diferenças para a nota fiscal de saída.

Quem podeemitir

Tanto o fornecedor como a própria empresa que recebe mercadorias ou insumos podem emitir a nota fiscal de entrada. Se o fornecedor emite a nota fiscal de venda e a envia junto ao produto ou serviço prestado, a sua empresa pode usar esse documento como nota fiscal de entrada. 

Contudo, há empresas e fornecedores que são isentos de emitir esse tipo de documento — como as pessoas físicas ou pessoas jurídicas não contribuintes do ICMS. Nesses casos, cabe à empresa que recebe emitir a nota fiscal de entrada.

Como emitir corretamente

A emissão de notas fiscais de entrada pode ser feita de forma bem simples. Em geral, são exigidas algumas informações básicas para a emissão do documento, sendo elas:

  • a natureza da operação;
  • os dados do produto;
  • os dados do fornecedor;
  • o Código Fiscal de Operações e Prestação (CFOP), para identificar a natureza de circulação da mercadoria; e
  • o Código de Situação Tributária (CST), para identificação e determinação de tributos incidentes.

Existem dois procedimentos para emitir notas de entrada com essas informações: por emissão ou por importação.

A nota fiscal de entrada por emissão deve ser utilizada nos casos em que a empresa fornecedora não tem a obrigatoriedade de emitir o documento. Nessa ocasião, a sua empresa é responsável por emitir a nota fiscal seguindo o mesmo procedimento usado para emitir notas de venda. 

Já a nota fiscal de entrada por importação é usada quando a empresa fornecedora envia o documento junto aos produtos, insumos, mercadorias ou serviços prestados. Nesse caso, é possível que sua empresa importe o arquivo em formato XML com as informações da nota fiscal, pelo Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica. Assim, mantém-se o registro de transações e valores referentes à entrada de mercadorias.

Qual a diferença para a nota fiscal de saída

A diferença essencial entre as notas de entrada e de saída se dá principalmente pela natureza da origem da movimentação dos produtos. Isto é, as notas de saída registram vendas e retiradas de mercadorias do estoque, enquanto as de entrada registram operações de compra de insumos e armazenagem.

Há, também, diferenças básicas nas informações fornecidas em cada um dos documentos. Nas notas fiscais de saída, devem ser os seguintes dados:

  • empresa;
  • cliente;
  • produto; 
  • quantidade;
  • condições de envio;
  • valor;
  • transação de saída;
  • Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
  • classificação fiscal; 
  • impostos.

Nas notas de entrada são exigidas as informações que citamos anteriormente (veja o tópico “Como emitir corretamente”).

Há mais informações importantes sobre a nota fiscal de entrada?

Sim. Além das informações já apresentadas, é fundamental compreender outras questões que podem gerar dúvidas a respeito das notas fiscais de entrada. Confira a seguir!

O que é nota fiscal de entrada retroativa?

Como a nota fiscal de entrada não está diretamente associada ao recolhimento de impostos, ela pode ser emitida de forma retroativa — ou seja, com uma data anterior (mas com limite de até 30 dias).

Há custo para emissão de nota fiscal de entrada?

Não. Por ser um tipo especial de nota — que não tem como objetivo recolher valores, mas apenas registrar a transação de operações e mercadorias —, ela pode ser emitida gratuitamente no Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica.

Por que emitir a nota fiscal de entrada para serviços prestados?

É importante se lembrar de que a contratação de serviços também causa a movimentação de valores — e tem impacto no orçamento e na contabilidade da empresa. Dessa forma, esse tipo de atividade é passível de ter a própria nota fiscal de entrada para controle e gestão internos.

Por fim, devemos ressaltar que o apoio de ferramentas tecnológicas é uma grande ajuda para aprimorar a gestão de contabilidade. Com softwares de automação e outros recursos, há redução de trabalho manual e, consequentemente, de erros cometidos pela contabilidade. Além disso, com essas ferramentas a emissão de documentos importantes — como a nota fiscal de entrada — se torna muito mais rápida e fácil de controlar e organizar.

Você já trabalha com ferramentas de emissão de notas? Como a emissão de nota fiscal de entrada é feita na sua empresa? Como os comprovantes ajudam na organização da sua gestão e da sua contabilidade? Comente abaixo e conte para os nossos leitores!

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