o que é ged

Gerenciamento eletrônico de Documentos: entenda o que é e sua importância

Você sabe o que é GED? A gestão de uma empresa é uma atividade complexa e a quantidade de documentos gerados nesse processo pode ser gigantesca. Afinal, tudo envolve dados para criar relatórios, gerar balancetes e enviar notas.

Sem uma organização adequada, esse fluxo de documentos tende a virar uma grande dor de cabeça, já que arquivos começam a sumir, são entregues em locais errados ou até perdidos. Tudo isso pode abrir portas para perdas financeiras.

Ao longo deste post, queremos mostrar para você o que é GED e como ele pode ajudar a manter o fluxo de documentação da sua empresa sob controle. Confira!

O que é GED?

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma tecnologia que permite o controle, armazenamento e compartilhamento seguro de informações contidas em documentos digitais.

Por meio de um sistema como esse, os usuários podem acessar, de forma rápida e segura, todo e qualquer documento ao qual tenham permissão. Isso agiliza vários processos dentro de uma organização.

O GED é colocado em prática por meio de um software, desenvolvido para a digitalização de documentos físicos para o controle, armazenamento, busca e compartilhamento. Ainda é possível criar segmentações que permitam uma maior organização.

Outro ponto interessante é a possibilidade de classificar qualquer documento das mais variadas formas, apontando tipo de arquivo e origem.

Quais são as vantagens?

Separamos algumas das principais vantagens de investir em um sistema de gestão de documentos eletrônicos. Veja abaixo.

Recuperação do espaço físico

O mais claro de todos é poder se livrar de grandes massas de arquivos físicos, que abarrotam salas inteiras dentro das empresas. Por meio da assinatura eletrônica, todo documento digital tem a mesma autenticidade de sua cópia física, tornando esta dispensável.

Organização dos documentos

Manter a organização de um espaço físico de documentos no qual existem várias pessoas responsáveis por dar entrada e vasculhar os arquivos pode ser um desafio. No GED, isso é feito de forma simples e automática.

Controle de acesso

Determinados documentos, principalmente os financeiros, são sensíveis, e um vazamento pode ser prejudicial. Por conta disso, o GED é muito mais seguro porque apenas usuários com determinadas credenciais poderão ter acesso.

Otimização do tempo

Mesmo que o seu arquivo físico seja organizado, procurar qualquer documento pode levar um bom tempo e fazer com que os colaboradores percam tempo precioso. Ao investir no GED, qualquer busca é praticamente instantânea.

Redução de custos

Manter um arquivo físico é muito mais caro que realizar a gestão de documentos eletrônicos. Com o GED há diminuição dos riscos de perdas, uma vez que podemos sempre criar backups de todo o acervo de dados.

Qual é uma boa opção para GED?

O Q-Ware Server é uma ótima opção para a Gestão do Conhecimento Corporativo. Ele protege os documentos de sua instituição e permite controlar, integrar, processar e mensurar dados de forma segura.

Por meio do Q-Ware, é possível ter um log de todas as ações realizadas pelos usuários dentro do sistema, um controle de acesso e criptografia de dados, o que evita roubos de informações.

Gostou de aprender o que é GED? Esperamos que este post tenha mostrado para você como pode ser interessante apostar em uma solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e as vantagens desse investimento para a sua empresa.

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