régua de cobrança

Esclareça suas principais dúvidas sobre régua de cobrança

Caso a sua empresa trabalhe com pagamentos recorrentes ou realize vendas à prazo, uma dificuldade deve ser comum na sua vida: cobrar os clientes de uma forma eficaz e garantindo a continuidade de um bom relacionamento. Estabelecer uma régua de cobrança pode ser a saída.

Para garantir uma gestão financeira eficiente, é preciso acompanhar de perto a inadimplência e aplicar ferramentas que evitem a falta de pagamentos, afinal, a saúde financeira de sua organização depende de que seus clientes paguem em dia.

Neste post, falaremos de uma ferramenta que não é nova, mas que ainda é desconhecida por muitos gestores de empresas, a régua de cobrança, e como ela pode auxiliar no controle da inadimplência de sua organização. Boa leitura!

O que é régua de cobrança

Podemos definir a régua de cobrança como uma ferramenta que auxilia na gestão de cobranças de uma empresa, estipulando um fluxo de tempo das ações que fazem parte de uma cobrança.

Ela é utilizada no departamento de contas a receber, definindo e formalizando todas as etapas que envolvem uma ação de cobrança a serem realizadas ao longo do tempo, conforme a dívida do cliente envelhece.

O principal objetivo da régua de cobrança é estabelecer um fluxo sistemático de etapas a serem seguidas de forma padronizada sempre que um cliente deixar de honrar um pagamento.

Com a aplicação da régua de cobrança, é possível mapear todo o cenário acerca de um determinado cliente inadimplente, como o histórico de compra, canais de contato, tamanho da dívida e outras informações, que auxiliem a tomar medidas que o incentivem a quitar o débito com sua empresa.

A régua de cobrança já é utilizada desde o momento da compra do cliente. Vamos imaginar uma loja online de artigos esportivos. O cliente realiza o pedido, insere os dados de pagamento e emite o boleto. Os próximos passos são:

  • emissão da fatura de venda;
  • enviar um e-mail ao cliente com a data de vencimento do boleto.

Podemos verificar aqui que, mesmo que o vencimento ainda não tenha chegado, e o cliente ainda possua alguns dias para a quitação, já tivemos um contato de cobrança, lembrando da data limite de quitação.

Contudo, o processo de utilização da régua de cobrança pode ser muito mais complexo e longo, sendo ideal para aplicação em casos de inadimplência. Entre algumas etapas básicas que podemos destacar estão:

  • cobrança amigável ─ uma lembrança simples do vencimento, enviada por algum dos canais de contato cerca de 5 a 7 dias após o vencimento;
  • emissão de alerta de dívida ─ um contato mais formal após 3 semanas sem quitação;
  • notificação de inadimplência ─ carta formal e inserção do nome do inadimplente no órgão de proteção ao crédito;
  • negociação ─ contatos, realizados em intervalos de tempo pré-definidos, buscando negociar o pagamento dos valores.

Claro que essas ações são apenas um exemplo básico, afinal, a sua régua de cobrança vai depender muito do seu modelo de negócio e mercado de atuação.

Qual a sua importância

Manter a saúde financeira de uma organização é um desafio gigantesco, ainda mais acentuado em tempos de crise. Dentro de um contexto como esse, contar com uma ferramenta que defina seus processos de cobrança e que seja capaz de reduzir a inadimplência mantém seu fluxo de caixa estável.

A inadimplência, infelizmente, é uma situação comum, e ao gerir uma empresa, temos de aceitar que por muitas vezes, ela irá ocorrer. O esforço aqui é, evitar ao máximo que ela venha a trazer um grande impacto sobre o caixa da organização.

A régua de cobrança auxilia exatamente nisso, controlar os contatos com o cliente e as notificações de cobranças, garantindo um bom relacionamento, ao mesmo tempo, em que busca incentivar o consumidor inadimplente a quitar seus débitos com sua empresa. Entre suas principais vantagens podemos citar:

  • agiliza os recebimentos ─ garante uma maior porcentagem de quitação por parte dos inadimplentes;
  • proporciona uma cobrança mais profissional ─ todas as ações são padronizadas, nada é pessoal ou direto;
  • evita erros ─ cobranças realizadas em prazos errados ou até mesmo antes do vencimento.

Como aplicar na empresa

Aplicar a régua de cobrança na sua empresa não é nada complicado, mas que exige estudar o mercado em que sua empresa está inserida, os canais de comunicação que você usa, o perfil de seus clientes e o modelo de negócio.

Entre os canais, existem uma grande gama de possibilidades, sendo que os mais comuns são WhatsApp, e-mail, SMS e ligações telefônicas. Contudo, é preciso tomar cuidado, pois, para determinados cliente, uma ligação direta dois dias depois do vencimento pode ser considerada uma ofensa.

Por conta disso é tão importante conhecer a fundo o perfil de seus clientes. Para determinados consumidores, uma mensagem pelo WhatsApp pode funcionar muito bem, para outros pode passar batido.

Outro ponto muito importante é o modelo de negócio e os meios de pagamento. Empresas que atuam com modelo de cobrança recorrente tem uma régua diferente de organizações que vendem produtos online, por exemplo. Vamos falar um pouco sobre os meios de pagamento.

Boleto Bancário

Muitas organizações emitem boletos bancários para seus clientes e o próprio envio do documento para o consumidor já é a primeira ação da régua de cobrança. Como a emissão parte de sua empresa, o ideal é emitir o boleto entre os dias 5 e 15 de cada mês, a melhor época para pagamentos.

No caso dos boletos, sendo enviados diretamente por e-mail ou despachados pelo correio, pode-se fazer valer de mensagens de SMS ou WhatsApp com links diretos para a segunda via do documento após alguns dias passados do vencimento.

Transferência ou Depósito

Pagamentos que são realizados via transferência ou depósito podem se aproveitar da mesma mecânica de cobrança realizada no caso do boleto bancário, afinal, são dois modelos muito parecidos.

Claro que no caso de pagamento com atraso, o ideal é realizar o cálculo de juros e multas a serem exigidos no próximo pagamento, lembrando ao cliente que a transferência ou depósito anterior foi realizado em atraso.

Cartão de Crédito

Para pagamentos utilizando-se de cartão de crédito, temos alguns problemas específicos que diferem dos outros meios, sendo que falta de limite, suspeita de fraude e vencimento de fatura são alguns dos mais comuns.

Nesse caso, o ideal é ter programada uma nova tentativa de cobrança após alguns dias, esperando que o consumidor ajuste o problema, e, caso não se tenha sucesso, utilize um dos canais de contato para solicitar que o cliente utilize um novo cartão ou escolha outro modo de pagamento.

A régua de cobrança é uma ótima ferramenta para padronizar o processo de cobrar seus clientes inadimplentes, buscando manter o caixa da empresa estável e garantindo a manutenção da saúde financeira do seu negócio. Esperamos que isso tenha ficado claro ao final desta leitura.

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